En una empresa, los archivos se clasifican según la información y la frecuencia con la que se consultan los documentos. Así, existen archivos, semiactivos e inactivos. Los archivos activos representan un material de información indispensable en la actividad diaria se una empresa ya que su consulta es constante. Para los archivos semiactivos se establece un tiempo prudente, de acuerdo a las necesidades de la empresa, para la conservación de documentos; esto es con la finalidad de dejar espacio a otros documentos ya que de lo contrario, el de las gavetas sería insuficiente.
En los archivos inactivos se guardan los documentos que son consultados ocasionalmente. Por ejemplo, los datos de establecimiento de la empresa nóminas, estados contables, etc. Todos estos documentos nunca deben ser destruidos. Dentro de un sistema de archivo, toso documento lleva una continuidad: se clasifica, registra y archiva.
Clasificar: Es reunir todos los documentos de una misma clase o de un mismo asunto.
Registrar: Es anotar en tarjetas o libretas los datos de los documentos clasificados anteriormente.
Archivar: Es guardar ordenadamente en el archivo los documentos previamente clasificados, registrados y colocados en carpetas.
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